本系统包括温湿度采集、档案收集、档案整理、档案管理、档案查阅、档案收费、声像档案、档案备份、人事档案、图书资料管理、办公自动化等11个子系统，现简要介绍如下：

1、温度采集子系统

　　本子系统主要利用已有温湿度传感器，在温湿度传感器可以用微机进行采集的情况下，对档案库房的温湿度进行采集，并对采集结果进行处理后送到服务器，以供其它子系统使用。

2、档案收集子系统

　　该子系统从工程验收前即开始，对即将验收工程的相关信息及收集到的档案进行登记处理。当一项工程的档案材料收集完毕，自动交付给档案整理子系统处理 。

3、档案整理子系统

　　本子系统负责将收集好的档案进行整理、主要完成组卷、编写卷内目录及对部分图纸文件的原件扫描储存等，当整理完毕，自动将有关数据传送给档案管理子系统?

4、档案管理子系统

　　该子系统完成对案卷、图纸照片等档案目录及相关信息进行分类编号、划分密级保管期限及各种编辑处理。通过对档案的录入修改查询、编目、打印，上下翻滚统计等，实现档案的有序存放及科学管理，并将过期档案放入过期档案库，备以后查阅。
　　 该子系统还完成对档案的大类、属类、小类的管理，可增加、删除等 。

5、档案查阅子系统

　　该子系统主要用于用户查阅、利用档案，并对查阅情况进行登记处理。它采用WEB技术，用户端通过浏览器阅读档案材料。还可以通过Internet网，实行网上发布及供用户随时查阅有关档案。查阅分有偿服务和无偿服务两种方式。

6、档案收费子系统

　　本子系统在有偿服务情况下，当用户需查阅档案时，到有关财务部门缴纳一定查阅费，由财务人员赋予用户一个账户及允许查阅的档案数，方可进行查阅。系统还对有关收费情况进行统计。

7、声像档案子系统

　　本子系统通过扫描仪、图像采集等完成对声像档案的管理。

8、档案备份子系统

　　本子系统完成对档案的备份，档案备份有几种形式，一种是将数据备份在硬盘上，另一种方式是将档案刻录在光盘上 。

9、人事管理子系统

　　人事管理子系统，完成对人事基本信息、工作简历、学习经历、奖惩情况、年度考核等的收集、录入、修改、查询、打印等功能。

10、图书资料管理子系统

　　本子系统按照国家标准图书管理标准，为了提高管理效率，图书信息需进行分类管理。类别可以分层。本软件的特点之一就是可以实行无级管理。也就是说，类别可以划分成无穷多层次，软件中没有设定固定的层次，用户可以根据需要自行设置。信息分类的最大好处就是可以大大提高查询效率。系统包括图书资料的查阅打印等。

11、办公自动化子系统

　　本系统采用Lotus Notes 4.5开发，包括邮箱、日程安排、待办事项、公众论坛、电脑天地、规章制度、通知、文件审阅、建议箱、返回10个功能模块。通过本系统可实现本局域网内部的电子邮件的发送和接收、显示个人日程安排、所需完成的任务，或指派给其他人的任务、对共同感兴趣的问题开展讨论、查阅本单位的规章制度、在网上发布通知、提合理化建议，以及公文的起草、送审和评阅。浏览器版还有会议通知、收发文等系统功能